Angebots-Entwürfe aus Anfragen
- Aus jeder eingehenden Anfrage entsteht automatisch ein Angebots-Entwurf mit den passenden Eckdaten.
- Ihr Team prüft den Entwurf und schickt ihn raus. Nichts geht ungeprüft zum Kunden.
Prozessautomatisierung: den täglichen Papierkram übernimmt der Computer.
Ein Vorgang, sauber automatisiert. Sie behalten die Kontrolle.
Ich automatisiere genau einen wiederkehrenden Bürovorgang in Ihrem Betrieb, gehostet im EU-Stack. Jeder Entwurf geht erst nach Ihrer Freigabe raus.
Erst prüfen, dann bauen · menschliche Freigabe Pflicht · EU-Hosting der Workflow-Daten
Direkt zu den PreisenKurz erklärt
Was ist Prozessautomatisierung, in einfachen Worten?
Prozessautomatisierung heißt: Ein wiederkehrender Vorgang, den heute jemand von Hand macht, läuft im Hintergrund automatisch ab. Ein Beispiel: Eine Kundenanfrage kommt rein, im Hintergrund entsteht daraus ein vorbereiteter Angebots-Entwurf, und Ihr Team prüft ihn nur noch und schickt ihn raus. Kein Software-Wechsel, es läuft mit dem, was Sie schon nutzen.
Ich automatisiere genau einen Vorgang richtig. Keinen Baukasten, der alles ein bisschen kann.
Typische Vorgänge
Was sich gut automatisieren lässt
Am besten eignen sich Vorgänge, die oft vorkommen und immer demselben Muster folgen. Drei Beispiele, die in vielen Betrieben täglich Zeit fressen:
Antwort-Entwürfe für Standard-Mails
- Wiederkehrende Standard-Anfragen bekommen automatisch einen passenden Antwort-Entwurf.
- Sie entscheiden, was rausgeht. Der Entwurf spart nur das Tippen.
Daten aus PDFs & Formularen auslesen
- Wiederkehrende Angaben werden automatisch aus PDFs oder Formularen ausgelesen und übertragen.
- Schluss mit Abtippen. Die Werte werden ins richtige System übertragen, sofern es eine Schnittstelle bietet, sonst sauber zur Übernahme bereitgestellt.
Welcher Vorgang sich bei Ihnen am meisten lohnt, klären wir vorab im Readiness-Audit. Zum KI-Readiness-Audit
Ehrlicher Rahmen
Was drin ist und was bewusst nicht
Damit Sie wissen, woran Sie sind: Ein Auftrag = ein klar abgegrenzter Vorgang. Das hält den Preis kalkulierbar und die Verantwortung sauber.
Das ist drin
- Ein konkret definierter Workflow pro Auftrag (z. B. Anfrage → Angebots-Entwurf)
- Anbindung an Ihre vorhandene Mailstruktur und ein bestehendes System (Postfach, Ordner oder CRM mit Schnittstelle)
- Der KI-Schritt (Auslesen und Entwerfen) über externe KI-Dienstleister, abgestimmt auf Ihre Beispiele. Diese Auswertung kann auch über Dienstleister außerhalb der EU laufen, die Details klären wir vorab
- Hosting der Workflow-Daten im EU-Stack inklusive Monitoring
- Test- und Abnahmephase mit echten Beispieldaten
- Dokumentation und Einweisung: Wie prüft Ihr Team einen Entwurf?
- Wartung, Betrieb und Fehlerbehebung im Retainer
Das ist bewusst nicht drin
- Rechnungseingang und Buchhaltung (GoBD-relevant), bewusst ausgeschlossen
- Kein automatischer Versand nach außen ohne Ihre Freigabe
- Keine Rechtsverbindlichkeit der Entwürfe: Ein Entwurf bleibt ein Vorschlag
- Keine zugesicherte Trefferquote: Die Qualität testen wir gemeinsam
- Kein Umbau oder Wechsel Ihrer vorhandenen Software
- Keine Rechtsberatung zu DSGVO oder Verträgen: organisatorische Umsetzungshilfe, kein Rechtsrat
Wo Ihre Daten liegen
Klartext: Die Workflow-Daten hoste ich im EU-Stack, die KI-Verarbeitung läuft über externe KI-Dienstleister und kann dabei auch außerhalb der EU stattfinden. Bevor solche Dienstleister Zugriff auf Ihre Daten bekommen, schließe ich mit ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Und kein Entwurf geht ohne menschliche Freigabe nach außen. Das ist bei mir Pflicht.
So läuft es ab
Von der Idee zum laufenden Workflow
Ein Workflow ist echte Arbeit, realistisch zwei bis vier Wochen. Kein Knopfdruck, dafür am Ende ein Vorgang, der wirklich trägt.
- Schritt 0
Readiness-Check
Ich schaue mir Ihren Vorgang an, prüfe Machbarkeit und Datenlage und sage ehrlich, ob es sich rechnet. Ergebnis: ein konkreter Workflow plus Festpreis-Angebot.
- Start
Beispiele sammeln
Sie geben mir 20 bis 50 echte, anonymisierte Vorgänge aus der Vergangenheit. Das ist die Grundlage. Ohne echte Beispiele kein guter Workflow.
- Woche 1
Workflow bauen
Ich baue die Kette: Auslöser (neue Mail oder Formular) → Auslesen → KI-Entwurf → der Entwurf landet bei Ihnen zur Freigabe.
- Woche 2–4
Feinschliff
Ich lasse die Entwürfe gegen Ihre echten Beispiele laufen und schärfe nach, bis die Qualität stimmt. Das ist der aufwendigste Teil. Und der wichtigste.
- Testphase
Test mit Freigabe
Ihr Team prüft die Entwürfe ein bis zwei Wochen im Echtbetrieb. Die Trefferquote bewerten wir gemeinsam. Versprochen wird nichts, gemessen alles.
- Go-Live
Live & Betrieb
Workflow scharf schalten, Team einweisen, Monitoring an. Im Retainer kümmere ich mich um Betrieb, Verfügbarkeit/Monitoring und Anpassungen, wenn sich bei Ihnen etwas ändert.
Pakete & Preise
Ab 2.500 € + 200 €/Monat
Setup einmalig pro Workflow, dazu der Betrieb im Retainer. Den Festpreis nennen wir nach dem Readiness-Audit. Alle Preise auf der Preise-Seite.
Alle Preise sind Endpreise. Als Kleinunternehmer weise ich gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer aus.
FAQ
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Der Aufbau eines Workflows startet bei ab 2.500 € pro Vorgang, der laufende Betrieb bei ab 200 €/Monat. Den genauen Festpreis nenne ich nach dem Readiness-Audit. Dann kenne ich Ihren Vorgang und die Datenlage. Das Audit wird bei Beauftragung anteilig angerechnet.
Weil sich nicht jeder Vorgang sauber automatisieren lässt. Und weil ein Festpreis nur funktioniert, wenn ich den Vorgang wirklich kenne. Das Readiness-Audit schaut sich echte Beispiele, Ihre Mailstruktur und die eingesetzte Software an. Danach wissen wir beide, ob es sich rechnet. Lohnt es sich nicht, sage ich das ehrlich.
Gut geeignet sind häufige Vorgänge nach gleichem Muster, etwa Angebots-Entwürfe aus Anfragen oder Antwort-Entwürfe für Standard-Mails. Bewusst draußen bleibt alles rund um Rechnungseingang und Buchhaltung. Das ist GoBD-relevant und gehört nicht in einen automatisierten Entwurf.
Die Workflow-Daten hoste ich im EU-Stack; die KI-Verarbeitung läuft über externe KI-Dienstleister und kann dabei auch außerhalb der EU stattfinden. Bevor solche Dienstleister Zugriff auf Ihre Daten bekommen, schließe ich mit ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), und Beispieldaten werden so weit wie möglich anonymisiert. Ein Versprechen „Ihre Daten verlassen Deutschland nie" gebe ich nicht. Das wäre technisch nicht ehrlich.
Nein. Die KI erstellt nur einen Entwurf, raus geht er erst, wenn ein Mensch ihn freigibt. Diese menschliche Freigabe ist bei mir Pflicht. Sie schützt Sie vor fehlerhaften automatischen Aussagen und Ihren Ruf beim Kunden.
Realistisch zwei bis vier Wochen pro Workflow. Der Großteil der Zeit steckt nicht im Bauen, sondern im Feinschliff: Die Entwürfe gegen Ihre echten Beispiele laufen lassen und nachschärfen, bis die Qualität stimmt. Das rechne ich bewusst nicht schön.
Nein. Ich baue die Automatisierung um das herum, was Sie schon nutzen: Postfach, Ordner oder CRM. Ein Software-Wechsel oder eine neue CRM-Einführung ist nicht Teil des Auftrags.
Nein, und das wäre unseriös. Die Qualität der Entwürfe testen wir gemeinsam an echten Beispielen und im Echtbetrieb. Der Retainer umfasst Betrieb, Wartung und das Bemühen um eine hohe Verfügbarkeit, kein bestimmtes Geschäftsergebnis. Genau deshalb bleibt die menschliche Freigabe immer dazwischen.
Readiness-Check für Ihren Vorgang
Erzählen Sie mir, welcher Vorgang bei Ihnen täglich Zeit frisst. Ich schaue mir an, ob sich eine Automatisierung lohnt, und sage es Ihnen ehrlich, auch wenn die Antwort Nein lautet.
Danke, Ihre Nachricht ist angekommen.
So geht’s jetzt weiter:
- Ich lese Ihre Nachricht noch heute (werktags).
- Sie bekommen eine persönliche Antwort per Mail oder einen Rückruf, je nachdem, was Ihnen lieber ist.
- Spätestens innerhalb von 24 Stunden, meistens schneller.